Child Protection Policy

1. Objetivo#

A presente Política Institucional de Proteção de Crianças, estabelece o compromisso institucional da Hawk Stars com a proteção de todas as crianças contra abuso, negligência, exploração, violência e qualquer outra forma de dano, em contexto presencial, digital, direto ou indireto. A nossa política define princípios, responsabilidades, medidas preventivas, regras de reporte, mecanismos de resposta, monitorização, revisão e transparência institucional.

Esta base política aplica-se a toda a atuação da Hawk Stars, incluindo atividades educativas, mobilidades, voluntariado, eventos, ações com escolas e famílias, programas internacionais, comunicação digital, parcerias, acolhimento de participantes e qualquer outra iniciativa em que crianças possam participar, estar presentes, ser afetadas ou ser expostas às operações da associação de acordo com os Standards Internacionais de Proteção de Crianças.

2. Enquadramento institucional e alinhamento com a missão#

A Hawk Stars é uma associação dedicada à educação, inovação e desenvolvimento social, com intervenção nas áreas da juventude, aprendizagem ao longo da vida, inclusão, direitos humanos, participação cívica, cooperação e desenvolvimento territorial. A sua missão, fins estatutários e prática organizacional incluem o apoio à infância e juventude, incluindo crianças e jovens em situações de perigo e vulnerabilidade, bem como a proteção e promoção dos direitos humanos, dos valores europeus e da convivência social.

Neste quadro, a proteção de crianças não é um tema acessório: é uma obrigação institucional transversal, integrada na governação, na gestão operacional e na qualidade de todos os programas, projetos e relações externas da Hawk Stars.

A aprovação formal, atualização substantiva e supervisão estratégica desta política foram responsabilidade da Direção e da Assembleia Geral, sem prejuízo da delegação operacional na Direção Executiva e/ou no Diretor Executivo dentro dos limites estatutários e regulamentares aplicáveis. A execução diária desta política é matéria de gestão corrente, mas qualquer alteração material de princípios, responsabilidades estruturantes ou regime disciplinar deve ser validada formalmente pelos órgãos competentes.

3. Base de princípios#

• Interesse superior da criança como consideração prioritária em qualquer decisão, atividade ou resposta.
• Tolerância zero a qualquer forma de abuso, negligência, exploração, assédio, violência, discriminação ou tratamento degradante de crianças.
• Responsabilidade partilhada: safeguarding é obrigação de toda a organização e não apenas de uma função específica.
• Prevenção antes da resposta: a Hawk Stars deve desenhar atividades, equipas e ambientes de forma a reduzir risco antes de ocorrer dano.
• Abordagem baseada em direitos, dignidade, inclusão, não discriminação e participação apropriada à idade.
• Proporcionalidade, confidencialidade e necessidade de saber no tratamento de preocupações, sem comprometer a segurança da criança.
• Obrigação de agir: suspeitas, sinais, alegações ou incidentes não podem ser ignorados, minimizados ou resolvidos informalmente fora do processo definido.
• Alinhamento com a lei aplicável, com os estatutos da Hawk Stars e com boas práticas internacionais de child safeguarding.

4. Definições operacionais#

Para efeitos desta política, entende-se por criança qualquer pessoa com menos de 18 anos.

• Proteção de crianças e jovens / salvaguarda de crianças e jovens: conjunto de medidas institucionais destinadas a prevenir danos a crianças e a responder de forma segura, adequada e atempada a riscos, suspeitas, preocupações, incidentes ou alegações.
• Abuso: qualquer ato ou omissão que provoque ou possa provocar dano físico, emocional/psicológico ou sexual, incluindo grooming, coerção, humilhação, exploração e exposição indevida.
• Negligência: falha grave ou persistente em assegurar proteção, supervisão, cuidado ou condições adequadas de segurança e bem-estar.
• Exploração: uso da criança para benefício de terceiros, incluindo benefício económico, social, institucional, reputacional ou sexual.
• Associado: qualquer pessoa que atue em nome, por conta, com autorização ou sob enquadramento da Hawk Stars, incluindo staff, dirigentes com funções operacionais, voluntários, estagiários, interns e trainees, facilitadores, consultores, fornecedores em contacto com crianças, parceiros implementadores, intérpretes, mentores e representantes.

5. Estrutura da política segundo os 4 pilares Keeping Children Safe#

5.1 Politica#

A Hawk Stars assume formalmente o compromisso de manter uma organização segura para crianças, integrando salvaguarda infantil na governação, no planeamento, no desenho de atividades, no recrutamento, na supervisão, nas parcerias, na comunicação e na prestação de contas.

• A presente política é obrigatória e vinculativa para todas as pessoas e entidades abrangidas pelo seu âmbito.
• A política deve ser comunicada internamente, integrada no onboarding e disponibilizada externamente quando relevante para participantes, famílias, parceiros, financiadores e autoridades.
• Cada projeto, atividade, evento ou parceria com contacto direto ou indireto com crianças deve ser avaliado à luz desta política.
• Sempre que necessário, a política será operacionalizada por SOPs, códigos de conduta, formulários de reporte, matrizes de risco, checklists de recrutamento seguro e protocolos de resposta.

5.2 Pessoas#

A Hawk Stars compromete-se a selecionar, formar, supervisionar e apoiar pessoas adequadas para trabalhar com crianças e para agir de forma segura em contextos onde crianças estejam presentes ou possam ser afetadas.

• Nenhuma pessoa deve exercer funções com crianças sem conhecer os Standards Internacionais de Proteção de Crianças, as regras mínimas de conduta e reportagem de situações e incidentes.
• Os associados que exerçam funções com maior contacto ou exposição a crianças ficam sujeitos a verificação reforçada, formação inicial específica e supervisão adequada ao nível de risco associado às suas funções.
• A organização deve promover uma cultura em que preocupações legítimas possam ser levantadas sem medo de retaliação.
• A violação da presente política, designadamente através de falhas de conduta, omissões de reporte ou comportamentos incompatíveis com os deveres nela previstos, pode determinar a adoção de medidas de gestão, disciplinares, contratuais ou a cessação do respetivo vínculo.

5.3 Procedimentos#

A Hawk Stars adota procedimentos claros e proporcionais para a avaliação de risco, prevenção, reporte, triagem, resposta, registo, escalonamento, articulação com as autoridades competentes e proteção das crianças envolvidas nas suas atividades, projetos e programas.

• Todos os incidentes, suspeitas ou preocupações devem ser objeto de reporte pelos canais formais definidos internamente.
• A resposta deve ser desencadeada com celeridade, devidamente registada, orientada pela segurança e pelo superior interesse da criança, e assegurada em conformidade com a/s lei/s em vigor.
• O presente regime aplica-se igualmente a contextos digitais, deslocações, comunicação online, captação e divulgação de imagem, transporte, alojamento, mobilidades e interações com parceiros.

5.4 Responsabilização#

A Hawk Stars assegura mecanismos de responsabilização interna, monitorização contínua, revisão periódica, aprendizagem organizacional e transparência pública no domínio da proteção e salvaguarda de crianças e jovens.

• A Direção mantém a responsabilidade final pela supervisão institucional e pela garantia de conformidade com a presente política.
• A Direção Executiva assegura a implementação operacional da política, o controlo interno dos processos aplicáveis e o acompanhamento das medidas, incidentes, ações corretivas e follow-up necessário.
• Devem ser mantidos registos adequados, indicadores de acompanhamento, revisões periódicas e planos de melhoria, de forma a reforçar a eficácia do sistema de prevenção e resposta.
• A presente política deve ser publicada no website oficial da Hawk Stars e permanecer acessível ao público, em versão atualizada, como expressão do compromisso institucional com a transparência e a prestação de contas.

6. Âmbito de aplicação e contextos de risco#

• Atividades presenciais com crianças ou com grupos mistos de menores e adultos.
• Eventos, workshops, formações, campos, visitas, mobilidades, torneios, atividades artísticas, educativas, culturais ou recreativas.
• Projetos Erasmus+, programas internacionais, voluntariado e ações com escolas, famílias, municípios e parceiros.
• Interações online: videochamadas, plataformas educativas, redes sociais, grupos de mensagens, e-mail, formulários, captação e divulgação de imagem, áudio ou testemunhos.
• Espaços físicos da associação, espaços cedidos por terceiros, alojamentos, transportes, deslocações, contextos de acolhimento e atividades fora de sede.
• Situações em que a criança não participa diretamente, mas pode ser afetada por conteúdos, operações, decisões, parcerias ou comunicação institucional.

7. Papéis e responsabilidades#

7.1 Assembleia Geral#

• Comentar e aprovar a política e as suas revisões materiais.

7.1 Direção#

• Desenvolver a politica de proteção de crianças e as suas consequentes revisões.
• Assegurar que a proteção de crianças é tratada como matéria institucional prioritária e integrada no sistema de governação.
• Garantir recursos mínimos, mecanismos de supervisão e definição de responsabilidades.
• Deliberar sobre medidas estruturais, medidas disciplinares graves e alterações relevantes ao enquadramento da política, quando aplicável.

7.2 Direção Executiva e Diretor Executivo#

• Assegurar a implementação operacional da política e dos procedimentos associados.
• Nomear um ponto focal/membro da equipa responsável pela receção e coordenação de reports de incidentes. Até á nomeação formal do membro, a responsabilidade cabe ao Diretor Executivo da Hawk Stars
• Integrar medidas de proteção e salvaguarda de crianças e jovens no recrutamento, onboarding, gestão de risco, planeamento de atividades e parcerias da associação.
• Assegurar registos, monitorização, formação, reporting interno e preparação de revisão anual.

7.3 Ponto Focal de Proteção / Colaborador Responsável#

• Receber, registar e triagem de preocupações, incidentes e alegações.
• Aconselhar equipas sobre medidas imediatas de proteção e escalonamento.
• Assegurar confidencialidade adequada, preservação de informação e articulação com liderança.
• Manter registo seguro dos casos e apoiar processos de aprendizagem e melhoria.

7.4 Heads de departamento, coordenadores de projeto e responsáveis de atividade#

• Garantir avaliação de risco prévia e medidas preventivas adequadas ao contexto.
• Verificar se toda a equipa conhece as regras aplicáveis antes do início da atividade.
• Supervisionar o cumprimento do código de conduta e reportar qualquer preocupação sem demora.
• Assegurar que crianças, famílias e parceiros sabem como pedir ajuda ou apresentar preocupação.

7.5 Staff, voluntários, trainees e demais associates#

• Cumprir integralmente esta política e os procedimentos associados.
• Participar nas formações e atividades de capacitação obrigatórias definidas pela associação.
• Adotar comportamento profissional, respeitador e seguro em qualquer interação com crianças.
• Reportar imediatamente qualquer suspeita, sinal, divulgação, alegação, incidente ou violação da política.
• Cooperar com processos internos e externos de averiguação, preservando confidencialidade.

8. Código de conduta mínimo#

• Tratar todas as crianças com dignidade, respeito e sem discriminação.
• Evitar qualquer contacto físico desnecessário, inadequado, invasivo ou mal interpretável.
• Nunca ficar isolado/a com uma criança sem necessidade operacional justificada e sem salvaguardas proporcionais.
• Não comunicar individualmente com crianças através de canais pessoais fora do enquadramento autorizado da atividade, salvo motivo legítimo, documentado e supervisionado.
• Não solicitar, recolher ou partilhar imagens, dados ou testemunhos de crianças sem base legítima, necessidade operacional e sem as autorizações aplicáveis.
• Não usar linguagem sexualizada, intimidatória, humilhante, ofensiva, manipuladora ou abusiva.
• Não oferecer favores, dinheiro, presentes ou benefícios que possam criar dependência, pressão, favoritismo ou exploração.
• Não transportar crianças em viatura própria nem acolhê-las em espaços privados sem autorização expressa, justificação operacional e salvaguardas definidas.
• Nunca publicar informação identificável de crianças em canais públicos sem autorização adequada e avaliação de risco.
• Intervir ou reportar sempre que exista comportamento inseguro de terceiros.

9. Recrutamento seguro e background checks#

A Hawk Stars implementa um regime de recrutamento seguro aplicável a staff, voluntários, trainees e qualquer associado com contacto direto com crianças, acesso a dados sensíveis de crianças, influência significativa sobre atividades com crianças, ou possibilidade razoável de interação não supervisionada.

• Descrição de funções com referência expressa às responsabilidades de proteção e salvaguarda de crianças e jovens, quando aplicável.
• Triagem prévia do risco associado à função ou atividade por parte do associado ou departamento em processo de recruta.
• Entrevista com perguntas comportamentais e de valores, incluindo atitude perante proteção de crianças e limites profissionais.
• Verificação de identidade e validação documental mínima.
• Recolha e verificação de referências, sempre que proporcional ao papel.
• Assinatura obrigatória da presente política e do código de conduta antes do início de funções.
• Background checks legalmente admissíveis e proporcionais, incluindo certificado de registo criminal e/ou verificações equivalentes, em Portugal e, quando relevante e possível, nos países onde a pessoa residiu ou trabalhou recentemente.
• Nenhuma nomeação definitiva para função de risco elevado deve ocorrer sem conclusão satisfatória das verificações exigidas, salvo decisão excecional, fundamentada, temporária e acompanhada de supervisão reforçada.

Sempre que um background check revele informação potencialmente relevante, a Hawk Stars deve proceder a avaliação de risco documentada antes de qualquer decisão. A existência de antecedentes ou sinais de risco incompatíveis com a função implica não recrutamento, não colocação, restrição de tarefas ou cessação de funções, conforme o caso e a lei aplicável.

10. Formação, indução e capacitação contínua#

• Indução obrigatória em proteção e salvaguarda de crianças e jovens para todas as pessoas abrangidas no início da colaboração.
• Formação reforçada para funções com contacto frequente, direto ou mais sensível com crianças.
• Reciclagem periódica, pelo menos anual, ou sempre que ocorram alterações relevantes de política, procedimento ou risco.
• Conteúdos mínimos: princípios da política, sinais de risco, limites profissionais, comunicação segura, procedimentos reporte de incidentes, resposta inicial, proteção digital e uso responsável de imagem/dados.
• Registo de presenças, cobertura formativa e necessidades de capacitação adicional.

11. Avaliação de risco e prevenção#

• Cada atividade, projeto, parceria ou evento com exposição a crianças deve ter avaliação de risco prévia e proporcional.
• A avaliação de risco deve considerar: natureza da atividade, perfil dos participantes, rácio adulto/criança, espaço físico, transporte, alojamento, acessos, comunicação digital, captação de imagem, uso de redes sociais, histórico do parceiro e medidas de supervisão.
• As medidas preventivas devem ser concretas, atribuídas a responsáveis e revistas antes da execução.
• Atividades de maior risco exigem plano específico de safeguarding e briefing operacional antes do arranque.
• Parceiros e fornecedores relevantes devem ser sujeitos a due diligence proporcional e comprometidos por escrito com padrões mínimos de proteção de crianças.

12. Reporting: dever de reporte e canais#

Qualquer colaborador, voluntário, estagiário, intern, trainee, dirigente com função operacional ou associado tem dever imediato de reportar:

• suspeitas razoáveis de abuso, negligência, exploração ou risco;
• sinais observados ou informações recebidas de terceiros;
• divulgações feitas por uma criança;
• violação desta política ou do código de conduta;
• comportamentos inadequados de colegas, parceiros, fornecedores ou participantes;
• incidentes digitais, partilha indevida de imagem, contacto impróprio online ou exposição a conteúdos lesivos.

O reporte de incidente deve ser efetuado logo que possível ao Ponto Focal de Proteção / Colaborador Responsável ou, na sua ausência, à Direção Executiva ou a um membro da Direção designado.

Quando a preocupação envolver a própria chefia direta ou o ponto focal, o reporte deve escalar imediatamente para a Direção. Quando existir perigo iminente ou obrigação legal de comunicação, devem ser contactadas as autoridades competentes sem atraso indevido.

É proibido desencorajar, atrasar, ocultar, retaliar ou tentar resolver informalmente um reporte grave fora do processo instituído. Reportes feitos de boa-fé são protegidos, ainda que a preocupação não se confirme.

13. Resposta a preocupações, incidentes e alegações#

• Prioridade imediata: segurança da criança e redução do risco atual.
• Escuta adequada, sem pressão, sem promessa de sigilo absoluto e sem investigação improvisada por pessoas não competentes.
• Registo factual, datado, objetivo e seguro da informação recebida.
• Triagem rápida do nível de risco e decisão sobre medidas imediatas de proteção.
• Escalonamento interno para liderança competente e, quando aplicável, comunicação às autoridades ou serviços legalmente competentes.
• Separação entre gestão de safeguarding, gestão disciplinar/laboral e eventual investigação externa, preservando cooperação com entidades competentes.
• Gestão cuidadosa da informação, respeitando confidencialidade, proteção de dados e necessidade de saber.
• Apoio apropriado à criança e, quando aplicável, à equipa afetada, dentro dos limites de competência da associação.

A Hawk Stars não substitui autoridades de proteção, polícia, Ministério Público, CPCJ, escola, serviços de saúde ou outros serviços especializados. Sempre que o caso o exija, a associação deve comunicar e cooperar com as entidades competentes.

14. Proteção digital, imagem e comunicação#

• As mesmas regras de safeguarding aplicam-se ao contexto online.
• Comunicações com crianças devem ocorrer, sempre que possível, por canais institucionais, transparentes e supervisionáveis.
• Captação, armazenamento e publicação de fotografias, vídeo, áudio ou testemunhos de crianças requerem base legítima, finalidade clara, minimização de dados e autorizações aplicáveis.
• É proibida a partilha pública de informação sensível ou identificável que exponha a criança a risco.
• Grupos digitais, plataformas educativas e redes sociais devem ser geridos com regras claras de acesso, moderação, linguagem e segurança.

15. Registos, confidencialidade e proteção de dados#

• Todos os reportes e decisões de safeguarding devem ser registados em formato seguro e com acesso restrito.
• Os registos devem distinguir factos observados, informação recebida, análise interna, decisões tomadas e follow-up.
• A confidencialidade é obrigatória, mas não impede partilha com quem necessite saber para proteger a criança ou cumprir a lei.
• A conservação e tratamento de dados devem cumprir o RGPD e demais requisitos legais aplicáveis.

16. Monitorização, indicadores e revisão#

• A Direção Executiva deve manter um mecanismo periódico de monitorização do cumprimento da política.
• Indicadores mínimos: percentagem de pessoas abrangidas com formação concluída; percentagem de funções de risco com background checks concluídos; número de avaliações de risco realizadas; número e tipologia de reportes; tempo de resposta inicial; medidas corretivas implementadas; revisão de parceiros críticos.
• Deve existir revisão anual da política, incluindo lições aprendidas, alterações de risco, lacunas detetadas e plano de melhoria.
• Incidentes graves, quase-incidentes ou falhas sistémicas devem desencadear revisão extraordinária.

17. Incumprimento e consequências#

O incumprimento desta política constitui matéria séria de governação e gestão. Consoante a gravidade, poderá dar lugar a supervisão reforçada, formação corretiva, alteração de funções, suspensão de atividades, cessação de colaboração, participação disciplinar, resolução contratual, reporte a financiadores/parceiros ou comunicação às autoridades competentes (exemplo: Ministério Público, Orgãos de Polícia Criminal, CPCJ, entre outros).

18. Cláusula de transparência e publicação online#

Por razões de accountability institucional, confiança pública e coerência com a missão da Hawk Stars, esta política deve ser publicada integralmente no website oficial da associação, em secção facilmente acessível, no prazo máximo de 10 dias úteis após a sua aprovação formal.

• A versão publicada deve indicar número da versão, data de aprovação, data de entrada em vigor e data prevista de revisão.
• Qualquer atualização material deve substituir a versão anterior e manter histórico interno de revisões.
• A Hawk Stars deve, sempre que adequado, disponibilizar esta política a parceiros, financiadores, escolas, famílias e participantes.

19. Entrada em vigor#

A presente política entra em vigor na data da sua aprovação pela Assembleia Geral, sem prejuízo da adoção imediata de medidas preparatórias pela Direção Executiva. Os procedimentos, formulários e instrumentos de implementação complementares devem ser concluídos e operacionalizados no mais curto prazo possível após a aprovação.